電子データと書面の両方を受領した際の考え方【電子帳簿保存法対策】

令和4（2022）年1月施行の改正電子帳簿保存法により、同年1月1日以降、電子取引を行った場合の取引情報については電子データでの保存が義務化されました。

ビジネスの現場では、電子データで受け取ったり、書面で受け取ったり、あるいは両方を受け取るなど、時と場合によってパターンが変わることがあるかと思います。
現場で想定されるパターンと考え方、注意点をご案内します。

一つの取引に複数書類がある場合には、それぞれ保存方法の確認をしましょう

通常のビジネスでは一つの取引において、見積書、契約書、注文書、請求書・領収書など複数種類の書類のやりとりが行われます。

これらの書類を電子データでやりとりした分については、電子的に保存する必要があります。すべての書類を電子データでやりとりしているのであれば、すべてを電子的に保存する義務が生じます。

一般に注文書、請求書、領収書、見積書などに通常記載される事項を電子的にやりとりする取引のことを電子取引といいます。

電子取引に関してやりとりした取引情報は、これまでにも保存義務があり、紙に出力して保存することができました。

しかし、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によって今後は、電子的な保存が義務付けられることとなりました^※。

※電子データでの保存が義務付けられる対象は、法人税及び所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）上の保存義務者であることにも注意が必要です。

もっとも、一連の取引で発生する書類には、もともと法人税法や所得税法上の保存義務がありましたので、電子帳簿保存法の改正によって、保存しなければならない対象が増えたというわけではないことにご留意ください。

つまり、何を保存すべきかを考えるときには、法人税法や所得税法に立ち返っていただければ、わかりやすいと思います。

同じ取引について、書面と電子データの両方で請求書受領した場合の考え方3パターン

経理の月次〆切に間に合わせるため、先に取引先からPDF形式の請求書を電子メールで受け取っておき、後日、郵送等により書面の請求書を受け取るフローにしている事業者様もいらっしゃるかと思います。
改正電子帳簿保存法の下ではどうするのがよいか、3つのパターンごとに考え方をご紹介します。

電子データと書面の内容が同一であって、書面を原本とするなら書面を保存する

PDF形式の電子データと書面の請求書の内容が同一であり、取引慣行や社内ルールなどで後日郵送される書面の請求書を原本として受け取るのであれば、書面の請求書のみ保存してください。
この場合、電子データの保存は不要です。

電子データが白黒、書面がカラーなら両方を保存する

それでは、電子データと書面の両方で受け取る場合において、請求書の電子データが白黒のもので、書面の請求書がカラーのときはどうなるでしょうか。

例えば、取引相手に何らかの確認を求める目的で、書面の請求書を意図的にカラーにしている場合などは、これらは同一ではなく、両方とも原本とみなされることとなります。したがって、書面と電子データの両方を保存していただくこととなります。

書面の請求書を事前確認するために白黒の電子データが送られた場合、書面を保存する

また、後日郵送する書面（原本）を事前確認する目的で、白黒の電子データを授受するような場合はどうでしょうか。
後者は原本ではありませんので、電子データを保存する必要はなく、書面の請求書のみ保存すればよいとされています。

おわりに

私たち辻・本郷 税理士法人ならびに辻・本郷 グループでは、改正電子帳簿保存法に適応したシステムやデジタル化のお手伝いなど幅広いコンサルティングを行っております。ぜひ私たちにご相談ください。

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