特別徴収の督促状が届いたらどうする？対応方法となぜ届くのか解説

「突然、特別徴収の督促状が会社に届いてしまった…。どうすればよいかわからない」とお困りの方は少なくないでしょう。特別徴収は、法人が従業員の給与から住民税を天引きし、毎月自治体へ納付する仕組みですが、手続き漏れや納付遅延があると、督促状が送られてきます。

督促状を放置してしまうと、延滞金の発生や、最悪の場合、会社や経営者の財産が差し押さえられる可能性もあるため、迅速かつ正確に対応する必要があります。

この記事では、督促状が届く理由、具体的な対応方法、無視した場合のペナルティ、納付が難しい場合の対策、さらには同じ問題を防ぐための手続き方法まで徹底解説します。しっかりと対策し、住民税の管理体制を万全にしましょう。

1.特別徴収の督促状はなぜ届く？送られてくる主な理由

特別徴収の督促状が届く主な理由としては、納付漏れや手続きの遅延・漏れが挙げられます。特に会社が行う住民税の納付業務は、在籍中の従業員だけでなく、退職済みの従業員についても責任を持って適切に対応しなければなりません。住民税は地方自治体へ毎月納める義務があるため、少しのミスや遅延でも督促状が送られてしまうことがあります。

従業員が在籍しているか退職済みかに分類して、どうして督促状が届くに至ったのか見ていきましょう。

1-1.在籍している従業員に関する場合

在籍中の従業員分の住民税について手続きミスや納付漏れが発生すると、自治体は会社に対して督促状を送付します。この場合は、会社側の事務処理に何らかの不備があったことが原因となります。

1-1-1.納付期限が過ぎてしまっているから

例えば、納付期限が過ぎてしまっている場合があります。住民税の納付期限は、給与支払い月の「翌月10日まで」と定められています。これを1日でも過ぎると「未納」と判断され、督促状が送られることになります。

(例: 6月給与分の住民税は7月10日が納期限。納付が遅れると延滞金も加算される)

この場合の注意点は、銀行振込の場合、振込処理が反映されるまで時間がかかる場合もあるため、余裕を持った対応が必要であるということ、そして、特に年末年始や連休時期は納付期限を忘れてしまいがちなので、カレンダーの確認やリマインド設定を徹底しておくべきであることです。

1-1-2.税額計算の誤り、納付額の不足があるから

また、税額計算の誤りや納付額の不足の場合もあります。

住民税は、自治体から送られてくる「特別徴収税額決定通知書」に従って正確に給与から控除し、納付する必要があります。しかし、以下のようなミスが発生すると納付不足となり督促状が届きます。

このような場合には、税額決定通知書は従業員ごとに税額が記載されているため、内容を再確認し、正確な納付を徹底することで対策しましょう。給与計算ソフトや専門の税理士を活用することで計算ミスを防ぐことができます。

1-2.退職済みの従業員に関する場合

次に、退職した従業員について見ていきましょう。退職した従業員に関する住民税の対応は、現職の従業員よりも手続きが煩雑であり、ミスが発生しやすい部分です。退職後にも、従業員自身の未対応や手続き漏れがある場合でも、前勤務先である会社に督促状が送られてしまいます。具体的には以下の3つのケースが考えられます。

1-2-1.住民税を一括徴収した際にミスをしたから

退職時に未徴収分の住民税を「一括徴収」する場合、最終給与から全額控除して納付するのが通常の流れです。しかし、以下のようなミスが発生すると、税額不足の状態となり、督促状が届きます。

1-2-2.普通徴収への切り替え手続きが漏れていたから

退職後の従業員の住民税の納付は、転職をしない場合、「普通徴収（個人が直接納付）」に切り替える必要があります。しかし、この手続きが漏れていると、自治体は「前職の会社が引き続き特別徴収を行っている」と判断し、督促状を会社宛に送ることがあります。

普通徴収切り替えの手続きでは、

上記の2ステップに分かれています。

手続き漏れが発生しやすいポイントとしては、退職時の異動届出書提出が遅れた場合や、手続きを担当する部署間での情報共有不足があった場合などです。

1-2-3.特別徴収継続の手続きにミスがあったから

退職者が次の勤務先で特別徴収を継続する場合、従業員本人または新しい勤務先が自治体へ「特別徴収切替届出書」を提出する必要があります。しかし、以下のようなケースで問題が発生します。

このようなことが起こったときのために、会社側のできる対策としては、従業員の退職時に会社側で「給与所得者異動届出書」を提出し、異動後も自治体に進捗確認を行うことがおすすめです。また、退職者本人に次の勤務先での手続きについても周知しておくと良いでしょう。

督促状が届く原因として、在職者分の税額誤りや未納、退職者の手続き漏れが多く見受けられます。特に退職者の住民税は対応が複雑なため、事務手続きを確実に進めることが求められます。事務担当者は日頃から税額通知書の内容確認や手続きのフローを明確にし、ミスを未然に防ぐ管理体制を培うようにしていきましょう。

2.特別徴収の督促状が届いた場合にすべき具体的な対応方法

督促状が届いた場合は、放置せず、速やかに対応することが重要です。督促状には未納額や期限が明記されているため、内容を正確に把握し、状況に応じた対応を行いましょう。以下に、ケースごとに具体的な対応方法を詳しく解説します。

2-1.住民税の納付漏れがある場合

住民税の納付が遅れている、または未納となっている場合は、すぐに税額や状況を確認し、以下の3ステップを元に、適切に納付を行います。

2-2.従業員から住民税を徴収し忘れた場合

会社が従業員から住民税を徴収し忘れていた場合、従業員本人に事情を説明し、未徴収分を追加徴収する必要があります。以下の3ステップを参考になさってください。

2-3.退職者分の未納について対応する場合

退職済みの従業員に関連して督促状が届いた場合は、状況を正確に把握し、この章で解説するような対応を行います。

2-3-1.特別徴収継続の場合

退職後も特別徴収を継続する場合は、手続きが正常に進んでいるかを確認します。

2-3-2.普通徴収への切り替え漏れ

退職後、特別徴収から普通徴収へ切り替える手続きが漏れているケースも多いです。この場合には、以下の対応を行います。

このように、督促状が届いた場合、まずは税額や納付期限を確認し、速やかに対応することが最優先です。住民税の納付漏れや手続きミスがあれば、担当部署や従業員と連携し、適切に処理を行いましょう。再発防止のためには、給与計算や退職者手続き対応を見直し、自治体との連携や確認体制を強化することが重要となります。

3.督促状を無視するとどうなる？考えられるリスクとペナルティ

特別徴収の督促状を無視して放置すると、時間の経過とともに事態は悪化し、経済的・法的リスクが高まります。以下に、具体的なペナルティやリスクについて詳しく解説します。

3-1.延滞金が発生し加算され続ける

住民税の未納が続くと、「延滞金」が未納額に対して発生し、納付が遅れた日数に応じて加算され続けます。

3-1-1.延滞金の計算方法

延滞金は、納期限の翌日から納付日までの期間について、未納額に一定の割合で課されます。具体的には、以下の基準で計算されます。

3-1-2.延滞金の影響

延滞金が発生すると、元の住民税額に上乗せされて支払う必要があり、経済的負担が大きくなります。特に未納期間が長引くほど金額が膨らむため、早期対応が不可欠です。

3-2.督促状の次に催告書が送付される

督促状を無視すると、次の段階として「催告書」が送付されます。催告書は未納分の住民税を納付するよう、より強い要請を示す書類です。

3-2-1.催告書の特徴

催告書には、具体的な納付期限や未納額、支払いがない場合の次の手続き（差し押さえの可能性）について明記されています。督促状よりも法的措置が迫っていることを強調した内容となります。

3-2-2.対応しない場合のリスク

催告書が送付されても未納のまま放置すると、自治体は最終的な措置として「財産の差し押さえ」に踏み切ることになります。

3-2-3.差し押さえまでの流れ

督促状→催告書→差し押さえ、という流れは法的根拠に基づいており、企業や経営者側の意向に関わらず進行します。

3-2-4.注意点

催告書が届いた段階で未納分をすぐに納付すれば、差し押さえを回避できます。自治体に相談し、分割納付や納税猶予の措置を検討することも重要です。

3-3.財産が差し押さえられる可能性がある

地方税法第331条に基づき、督促状の発行から10日以内に未納分が納付されない場合、強制的に財産が差し押さえられる可能性があります。

3-3-1.強制執行の対象となる財産

以下のような資産が差し押さえの対象となります。

3-3-2.差し押さえまでの流れ

3-3-3.差し押さえ後の影響

3-3-4.具体例

例えば、特別徴収住民税の未納額が100万円の場合、自治体は企業の預金口座を調査し、残高がある場合はその全額または未納額に相当する金額を差し押さえます。同時に、取引先への売掛金も差し押さえ対象になることがあります。

以上の通り、督促状は絶対に放置しないことが最重要です。

督促状を無視すると、最終的には「延滞金の増加」「催告書の送付」「財産の差し押さえ」といった厳しいペナルティが課せられます。特に財産の差し押さえは事業運営に大きな支障をきたすため、督促状が届いた段階で早急に対処することが重要です。

問題を先送りにせず、早めの対応でリスクを回避しましょう。

4.督促状が届いたが納付が難しい場合にはどうしたらいい？4つのすべきこと・注意点

経済的な事情で住民税を一度に納付するのが困難な場合、法律に基づいた猶予制度を活用することで、支払いの負担を軽減することができます。以下に、具体的な対応方法と注意点を詳しく解説します。

4-1.自治体に申請することで猶予が認められる可能性がある

住民税の納付が難しい場合には、以下の2つの猶予制度が利用できます。

4-1-1.猶予の手続きの流れ

4-2.猶予申請には原則担保が必要なため注意する

猶予申請を行う際、税額が100万円を超える場合は原則として担保の提供が求められます。担保がなければ猶予が認められない可能性もありますので、事前に準備しておくことが重要です。

4-2-1.担保として認められる資産の例

4-2-2.担保が不要な場合

以下の場合は担保が免除されることがあります。

4-3.猶予期間は原則１年の範囲内となる

猶予が認められた場合でも、その期間は原則として１年以内と定められています。1年経過後に引き続き納付が困難な場合は、改めて申請が必要です。

注意点としては、猶予期間内に少しずつでも納税することで、次回の猶予申請が認められやすくなります。

また、猶予期間を過ぎても納付がなければ、延滞金の加算や差し押さえが再び進行する可能性があります。

さらに、猶予期間の途中でも、事業状況が改善すれば速やかに残額を納付することが求められます。

覚えておきましょう。

4-4.猶予申請に必要な書類は4種類ある

猶予申請には、以下の書類を揃えて提出する必要があります。書類の内容は猶予制度や事案によって異なるため、事前に自治体へ確認しましょう。

このように、住民税の納付が困難な場合でも、適切に猶予制度を活用することで延滞金の免除や差し押さえの回避が可能です。しかし、これらの制度は自己申告が原則となるため、督促状が届いた時点ですぐに自治体へ相談することが重要です。

納付困難な状況に直面してしまったら、早めの相談が必須になります。早期対応と正確な手続きでリスクを最小限に抑え、事業継続を守りましょう。

5.督促状を受け取らないための住民税の特別徴収手続きのおさらい

住民税の未納や手続き漏れを防ぎ、督促状を受け取らないためには、特別徴収の手続きや退職時の対応を確実に行うことが重要です。この章では、正しい住民税管理についての具体的なポイントと手順について詳しく解説します。

5-1.通常時の場合の住民税の特別徴収納付手続き

特別徴収は、事業者が従業員の給与から住民税を天引きして、従業員に代わり自治体に納付する制度です。正しい手続きと管理を徹底することで、督促状が届くリスクを回避できます。

5-1-1.給与支払報告書の自治体への提出

5-1-2.税額決定通知の確認

5-1-3.毎月の給与天引きと納付

5-2.従業員の退職などの場合の住民税の特別徴収関連手続き

退職時に手続き漏れがあると、住民税の納付が滞りやすくなり、督促状が送付される原因となります。退職者分の特別徴収は、以下の手順で適切に処理しましょう。

5-2-1.従業員ごとに給与所得者異動届出書を市区町村に提出

5-2-2.未徴収税額があれば一括徴収して納付

5-2-3.普通徴収への切り替えの対応

5-3.定期的な社内管理と確認体制の構築

未納や手続き漏れを防ぐためには、以下のような社内管理体制を構築することが重要です。

住民税の特別徴収においては、給与支払報告書の提出、税額通知の確認、給与天引きと納付の手続きを正確に実施することが重要です。また、退職時には確実に異動届出書を提出し、未徴収分の処理を徹底しましょう。

社内体制の整備や外部専門家との連携により、手続き漏れや納付遅延を防ぐことで、督促状のリスクを回避することができます。住民税管理の徹底が、企業の信用と経営安定に繋がります。

6.税務手続きに不安がある場合は、辻・本郷 税理士法人の税務顧問サービスを活用ください

住民税の手続きや納付ミスを防ぐために、税理士の支援を受けることも検討してみることをおすすめいたします。

特に、複雑な手続きや管理体制の見直しが必要な場合は、税務顧問サービスが有効です。

辻・本郷 税理士法人では、業界No.1かつ日本最大規模の90の拠点数と、専門分野に特化した顧問数で、会社の大小に関係なく、お客さまにあった専任スタッフが最初から最後まで親身に対応いたします。

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7.まとめ

特別徴収の督促状が届いたら、放置せず速やかに対応することが重要です。無視すれば延滞金や差し押さえといった深刻な事態に発展する可能性があります。

自治体の名を偽った詐欺メールなどのケースも近年増えています。督促状が届いたらまずは担当の自治体に状況を確認してもらうために連絡、相談をすることが第一となるでしょう。

督促状の原因が何かを正確に把握し、税額を確認したうえで、迅速に納付や必要な手続きを進めましょう。

また、納付が難しい場合には、猶予制度を活用することも視野に入れ、自治体に相談することが大切です。住民税の管理は、企業の信頼性や健全な経営にも直結する重要な業務のひとつです。

住民税の特別徴収業務では、毎月の給与支払いと同時に正確な天引き、納付確認を行い、退職者への対応も確実に進めることが求められます。従業員の退職時には、手続き漏れが起きやすいため、「給与所得者異動届出書」の提出や一括徴収、普通徴収への切り替えなどを確実に実施し、必要に応じて自治体へ確認を取りましょう。

督促状が届く背景には、事務手続きの漏れや誤りが多く見受けられます。企業としては、日頃から税務管理体制を強化し、ミスを防ぐ仕組みを整えることが最も重要です。特別徴収の手続きに不安がある場合は、税理士など専門家に相談することで、安心して業務を遂行できるでしょう。

万が一、督促状が届いた場合でも、この記事を参考に迅速な対応を行い、今後の再発防止策までしっかりと検討していきましょう。